Определите, какая работа нужна вашему бизнесу
Расскажите кандидатам о компании: где она зарегистрирована, чем занимается и что продаёт. Если у вас несколько юридических лиц, укажите, для каких из них нужно вести отдельный учёт.
Опишите повседневные операции. Сколько примерно счетов вы выставляете клиентам и получаете от поставщиков? Какие валюты, банковские счета и способы оплаты используете? Упомяните складские запасы, зарубежные продажи и филиалы, если они есть. Для расчёта зарплаты понадобится число сотрудников.
Назовите бухгалтерскую программу и объясните, в каком состоянии документы: собраны, частично отсутствуют или остались у прежнего подрядчика. Восстановление старого учёта согласуйте отдельно от текущего обслуживания. Попросите описать, что бухгалтеры проверят, как сообщат о пробелах и по каким признакам работа будет считаться завершённой.
Решите, какая информация нужна вам для управления компанией. Это могут быть прибыль, просроченные платежи клиентов или годовая отчётность. Рядом с обычным ведением учёта — записью операций компании — перечислите нужную помощь с налогами, зарплатой и аудитом.
Что останется за вашей командой
Назначьте сотрудников, которые будут передавать счета и банковские выписки, проверять данные и разрешать платежи. Укажите, какие решения бухгалтеры должны согласовывать с вами.
Выберите одного коллегу для связи с подрядчиком и сбора ответов внутри компании. Отправьте одинаковые требования всем кандидатам: так их предложения будет проще сравнить.
Проверьте компанию и специалистов
Запросите юридическое название организации, с которой будете заключать договор, действующую бизнес-лицензию и разрешённый вид деятельности. Сверьте их с предлагаемой работой через орган, выдавший лицензию.
В сервисе Invest in Dubai можно искать по номеру лицензии, Dubai Unified Licence или названию компании. Если организация зарегистрирована в свободной экономической зоне, используйте способ проверки её администрации. Название в предложении должно соответствовать лицензии: одного знакомого бренда недостаточно.
Узнайте, кто будет вести ваш учёт, а кто проверять результат. Спросите об опыте с вашим видом бизнеса, программой и правилами по месту регистрации компании. Если специалист ссылается на профессиональную квалификацию, попросите данные для её проверки. Предложите разобрать типичную для вашего бизнеса операцию.
Нужен ли вам зарегистрированный налоговый агент
Уточните, что входит в «налоговую поддержку»: подготовка цифр, консультации или представительство через назначенного налогового агента. Федеральное налоговое управление ОАЭ (FTA) поясняет, что декларацию по корпоративному налогу можно подать самостоятельно через EmaraTax либо обратиться к зарегистрированному агенту. Налоговый агент не становится обязательным только потому, что вы передаёте бухгалтерский учёт подрядчику.
Если вам предлагают такое представительство, выясните имя агента и связанную с ним компанию. Проверьте имя и номер одобрения Tax Agent Approval Number в реестре зарегистрированных налоговых агентов FTA. Затем уточните порядок назначения и налоговые задачи, которые ему поручаете.
Правила регистрации FTA различают индивидуальных и корпоративных налоговых агентов и необходимые связи между ними. Попросите объяснить, кто именно будет представлять вас и как он связан с организацией в вашем договоре.
Кто проведёт аудит, если он требуется
Если вашей компании нужен обязательный аудит, подтвердите требование у её регулятора или соответствующего органа. Отдельно проверьте регистрацию или одобрение предлагаемого аудитора. Министерство экономики и туризма предоставляет услуги регистрации и лицензирования аудиторской практики. Компаниям DMCC также стоит обратиться к материалам DMCC с правилами и перечнем одобренных аудиторов.
При наличии рекомендаций попросите контакты или сведения, которые можно проверить, без конфиденциальных документов клиентов. Отложите выбор, если подрядчик не объясняет, с кем вы заключаете договор, не называет ответственную команду или не подтверждает заявленное специальное разрешение.
Зафиксируйте состав услуг и ответственность
Переведите названия услуг в конкретные задачи. Входит ли в регулярное обслуживание запись операций, сверка банковских остатков с учётом, разбор расхождений и подготовка согласованных отчётов? Такая проверка банка и учётных записей называется сверкой.
Укажите, входит ли приведение старых записей в порядок в эту стоимость или оформляется отдельным заданием.
Кто выполняет дополнительные задачи
Если вам нужны налоговая регистрация, консультации и декларации, расчёт зарплаты, подготовка к аудиту или восстановление документов, уточните исполнителя каждой задачи. Кто готовит данные, кто проверяет и кто подаёт документы?
Если в предложении есть WPS — система защиты заработной платы, — спросите, какие действия с выплатами входят в услугу. Подготовка к аудиту может означать сбор документов для отдельного аудитора. Выясните, кто назначен проводить сам аудит.
Попросите перечислить исключения и ограничения: число операций и юридических лиц, дополнительные декларации, специальные консультации, работу из-за опоздавших или неполных документов. Если задача не входит в договор, определите, кто её выполнит и сколько это будет стоить.
Кто передаёт документы и согласует результат
Закрепите, кто предоставляет документы, отвечает на вопросы, утверждает цифры и разрешает подачу отчётности или платежи. Для каждой передачи данных нужны ответственный и понятный перечень информации.
Для Corporate Tax, то есть корпоративного налога, FTA требует от налогоплательщиков и освобождённых лиц хранить соответствующие подтверждающие документы или записи о своём статусе. Срок составляет минимум семь лет после окончания соответствующего налогового периода. Обсудите, как эти записи будут оставаться доступными вашей компании.
Узнайте, какие отчёты вы будете получать каждый месяц
Попросите обезличенный пример отчётов. Отчёт о прибылях и убытках показывает доходы и расходы за период. Баланс — что компания имеет и сколько должна на конкретную дату. Отчёты по расчётам с клиентами и поставщиками показывают, кто должен вам и кому должны вы.
Выберите отчёты под свои вопросы и обсудите информацию о денежных средствах для планирования платежей. Попросите объяснить одно изменение в примере. Понятно ли из ответа, какое решение вы можете принять?
Как будут закрывать месяц
Согласуйте срок передачи документов, порядок запроса недостающих записей и даты сверки и проверки банковских остатков. Определите дату отчётов и что означает их готовность, если часть информации ещё не получена.
Выясните, как опоздавшие документы повлияют на график и кто сообщит новую дату. В графике должны быть видны действия обеих сторон.
К кому обращаться с вопросами
Уточните основного контактного сотрудника, проверяющего специалиста и замену на время их отсутствия. Спросите, как решаются срочные вопросы и к кому обратиться, если проблема затянулась или приближается срок.
Разберите простую ситуацию: по банковской выписке прошёл платёж, но счёта к нему нет. Как бухгалтер отметит расхождение, запросит подтверждение у вашей команды и внесёт исправление? Согласуйте, где будут видны нерешённые вопросы. Это позволит оценить рабочий процесс по конкретным действиям.
Сохраните доступ к учёту и договоритесь о передаче дел
Выясните, кому принадлежит аккаунт или подписка на программу и как ваша компания получает доступ к записям и документам. До выбора системы попросите показать, что можно просматривать, скачивать и выгружать.
Согласуйте права сотрудников, безопасную передачу документов, резервные копии и форматы выгрузки, с которыми сможет работать другой бухгалтер. Доступ к документам и разрешение на платежи должны быть разграничены.
Уточните, кто видит конфиденциальные данные, как закрывается доступ уволившимся сотрудникам и какие условия конфиденциальности действуют. Название программы не заменяет эти договорённости.
Что передать новому подрядчику
Составьте список: начальные остатки, результаты выполненных сверок, подтверждающие документы, прошлые отчёты и незавершённые налоговые вопросы. Решите, что ваша команда получает от прежнего подрядчика и что проверяет новый. Если остаток не объяснён или документ отсутствует, назначьте ответственного за выяснение причин и согласование дальнейших действий.
Письменно закрепите срок уведомления о прекращении договора, передачу записей, изменение доступов, завершение оставшейся работы и плату за переход. Такие же условия нужны на случай окончания работы с новой компанией.
Нужна ли подготовка к электронным счетам
Если вашему бизнесу нужна подготовка к e-invoicing — электронному выставлению счетов, — спросите, как подрядчик оценит бухгалтерскую программу и другие системы компании. Уточните, кто будет взаимодействовать с аккредитованным провайдером электронных счетов.
В материале EFIX об электронных счетах описаны консультация по готовности и помощь с выбором провайдера. Обсудите эту поддержку отдельно от текущего бухгалтерского обслуживания.
Сравните стоимость и условия по одинаковым требованиям
Сопоставьте регулярную плату с разовыми расходами на запуск, восстановление учёта, программу и нужные специальные услуги. Проверьте ограничения по операциям и юридическим лицам, подготовку к аудиту, если она нужна, и дополнительные платежи. Уточните, включён ли НДС (VAT) или начисляется сверху, когда он применим.
Заполните таблицу для каждого кандидата по его письменным ответам.
- Текущий учёт и отчётыЗадачи, названия отчётов и даты их получения
- Сбор документовСрок передачи, запрос недостающих записей и последствия опоздания
- Налоги, зарплата и другие специальные задачиСостав работ, ответственный и отдельная плата
- Запуск и восстановление старого учётаОбъём работ, признаки завершения и разовая стоимость
- Операции, юридические лица и программаЛимиты, стоимость подписки и условия изменения цены
- Регулярная плата и доплатыЦена, НДС и порядок согласования дополнительной работы
- СвязьКонтактный сотрудник, проверяющий, замена и порядок обращения при нерешённой проблеме
- Доступ и прекращение договораВыгрузки, срок уведомления, незавершённые задачи и плата за передачу дел
Если один расчёт включает восстановление учёта, а другой — нет, запросите недостающую часть перед сравнением итогов. Низкая цена сама по себе не доказывает плохое качество: за ней может стоять меньший объём работы.
Когда цена может измениться
Выясните, как оплачиваются дополнительные операции, опоздавшие документы, новые отчёты и расширение задач. Согласуйте, кто разрешает дополнительную работу и как подрядчик объяснит её стоимость до начала.
Сравнивайте общую стоимость для одной и той же ситуации, включая разовые услуги. Запишите условия расчёта рядом с суммами.
Что проверить перед подписанием договора
Сверьте договор с таблицей. Добавьте условия конфиденциальности, доступа к записям и передачи дел. Устраните расхождения между устным обсуждением и текстом договора.
- результаты работы
- даты
- ответственность
- порядок утверждения и подачи документов
- контакты
- стоимость
- исключения
- результаты описаны расплывчато
- исключения непонятны
- специальные полномочия не подтверждены
- доступ к записям закрыт
- вам обещают гарантированный результат
Нерешённые вопросы о цене, полномочиях специалиста, результатах и доступе к документам влияют на сам выбор. Получите письменные ответы заранее. Небольшую рабочую деталь можно согласовать при начале обслуживания, если вы запишете, кто и как её уточнит.
Обсудите задачи вашей компании с EFIX GRP
На сайте EFIX представлены подготовка финансовой отчётности, полное ведение бухгалтерского учёта и восстановление записей, а также поддержка по налогам и платежам. Обсудите нужные вашей компании услуги, проверьте соответствие подрядчика тем же критериям и закрепите задачи, стоимость и порядок работы письменно.
Передайте описание бизнеса, состояние документов и нужные отчёты через страницу бухгалтерских услуг EFIX GRP. Запросите конкретный состав работ и расчёт стоимости.
